Se fai ancora la gestione turni con Excel devi assolutamente leggere questo articolo e scoprire i (tanti) motivi per cui un programma di gestione turni è mille volte meglio di un foglio di calcolo

Se organizzi ancora la gestione turni con Excel per la tua azienda stai sbagliando tutto. 

Ma non buttarti giù di morale: pensa che sei in buona compagnia. Perché sono tantissime le aziende in cui, vuoi per abitudine vuoi per mancanza di alternative, si continua a elaborare i calendari turni di lavoro con Excel. 

Benché i fogli di calcolo siano concepiti con tutt’altro scopo, molti continuano a ritenerli uno strumento semplice da usare, probabilmente perché temono di non riuscire ad usare un software dedicato all’organizzazione turni di lavoro. Così continuano a perdere tempo (e denaro) nel tentativo di adattarsi ad uno strumento che, lo ripetiamo, è fatto per soddisfare tutt’altro scopo ed è assolutamente inadatto alla schedulazione dei turni di lavoro.

Inutile dirlo: ci sono tantissimi motivi per cui un programma di gestione turni è da preferire a un foglio di Excel. In questo articolo abbiamo raccolto i più salienti. Continua a leggere!

Gestione turni con Excel: i limiti dei fogli di calcolo

Excel è uno strumento semplice e accessibile a tutti, e sicuramente è stato e continua a essere per molte aziende la prima opzione che viene presa in considerazione dalle risorse umane quando si prospetta la necessità di iniziare a usare un programma di gestione turni.

Tuttavia, la prima buona ragione per cui non dovresti usarlo per realizzare i turni è che Excel non è un software per la gestione turni.

Excel è un semplice programma di calcolo che viene impropriamente riadattato alla schedulazione turni e orari di lavoro. Ma, non essendo stato costruito per questo scopo, presenta una serie di limiti rispetto a un vero e proprio software per la gestione dei turni di lavoro.

Vediamo insieme quali sono e perché, se stai ancora usando Excel, dovresti davvero pensare di fare un upgrade passando a un software gestionale per organizzare i tuoi turni di lavoro. 

• Elevato rischio di errori.

A differenza di un programma di gestione turni che agisce in autonomia, i fogli di calcolo vanno costantemente monitorati; non essendo infatti realizzati appositamente per lo scopo di programmare i turni di lavoro, i fogli Excel non consentono di impostare nessun automatismo. Ogni operazione e qualunque cambiamento va quindi fatto manualmente, aumentando il rischio di errori in maniera esponenziale

• Mancata integrazione con altri software.

I fogli di calcolo, sempre per i loro limiti strutturali, non offrono integrazioni con altri sistemi, per esempio quelli per il calcolo delle buste paga. Un buon software di gestione turni al contrario si integra facilmente con questo tipo di strumenti, permettendoti di tenere sempre sotto controllo tutto il processo, dalla gestione dei turni al calcolo del riposo e delle ferie e anche delle paghe.

• Assenza di un’interfaccia per i dipendenti.

I fogli Excel non offrono un’interfaccia per i dipendenti che al contrario molti software gestionali hanno. Questo aspetto, seppure può sembrare secondario, in fase operativa rende in realtà molto più difficile, lunga e complessa la condivisione del calendario turni con i propri dipendenti.

Inizialmente questi limiti possono sembrare facilmente aggirabili, e magari lo sono anche per aziende di piccole dimensioni. Tuttavia, con il passare del tempo e soprattutto in caso di aumento del numero dei dipendenti questi limiti diventeranno sempre più evidenti e meno gestibili. Inizieranno ad avere una serie di ripercussioni negative sull’organizzazione degli orari di lavoro e, in ultima analisi, sulla produttività aziendale.

Ecco perché dovresti valutare seriamente l’ipotesi di passare adesso a un software di gestione delle turnazioni prima che la situazione si faccia davvero caotica.

I vantaggi di un software per la gestione dei turni

Abbiamo visto fin qui quali sono i limiti dei fogli Excel nella gestione dei turni di lavoro.

Vediamo ora quali sono i vantaggi di un software concepito ad hoc per la gestione dei turni e perché dovresti sceglierlo per facilitare il lavoro delle risorse umane, risparmiare sui costi dei tuoi dipendenti, migliorare il clima e la produttività aziendale.

1. Personalizza la pianificazione dei turni in base al settore operativo di riferimento. 

Un software specifico per la gestione dei turni di lavoro è concepito per soddisfare le esigenze specifiche dei diversi settori di riferimento, dall’ambito sanitario a quello portuale e aeroportuale, dalla grande distribuzione al retail. In base al settore potrai scegliere di affiancare alla suite di base delle feature aggiuntive con funzionalità specifiche, pensate ad hoc per la gestione del personale nel tuo specifico settore.

2. Controlla automaticamente la copertura dei turni e ricalcola in tempo reale il fabbisogno di personale e le riallocazioni necessarie.

Grazie all’integrazione con il marcatempo, un software per la gestione del personale è in grado di effettuare un controllo automatico della copertura dei turni e inviare automaticamente un alert nel caso in cui dovesse trovare delle anomalie tra la turnazione pianificata e quella effettiva.

Se uno dei tuoi dipendenti si assenta all’improvviso, il software lo rileva e ti invia immediatamente un alert per avvisarti che qualcosa non va come previsto. Ma non finisce qui.

3. Ricerca automaticamente un sostituto ed elabora scenari alternativi.

Nel momento in cui rileva un’assenza anomala, il software è anche in grado di segnalare un sostituto ideale che potrebbe coprire il “buco” in quello specifico reparto. Basterà inserire all’interno del programma tutte le skills e le caratteristiche dei tuoi dipendenti, comprese la qualifica professionale e la tipologia di contratto. Il software saprà individuare i diversi ruoli che ciascuna risorsa è in grado di ricoprire.

4. Accedi, consulta e utilizza facilmente dati e statistiche.

Avere un accesso facile e immediato ai dati è fondamentale per pianificare i turni di lavoro in modo da incrementare la produttività e ridurre gli sprechi. Un software di gestione del personale raccoglie per te i dati relativi all’andamento della pianificazione dei turni, realizza report dettagliati e ti aiuta a organizzare e ottimizzare le risorse.

Per tutti questi motivi, un programma di gestione turni è un valido alleato per chi lavora alle risorse umane, perché permette di ottimizzare i flussi di lavoro e soprattutto lascia più tempo da dedicare ad altre attività relative all’organizzazione e alla motivazione del team che non possono essere svolte da un software.

Inoltre, grazie al lavoro svolto dal software potrai abbattere sensibilmente gli straordinari, risparmiare sui costi del lavoro e centrare i tuoi obiettivi di fatturato e produttività aziendale. Anche il clima ne beneficerà, perché i dipendenti saranno più soddisfatti, motivati e felici. 

E tu?

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