Un software per la gestione dei turni ospedalieri, pur avendo un costo rispetto a Excel, può essere la scelta giusta anche per risparmiare. Scopri perché

La pianificazione dei turni di lavoro è un’incombenza spesso difficile da gestire, soprattutto in un settore come quello sanitario in cui a complicare l’organizzazione ci sono altre problematiche relative a:

• Investimenti insufficienti
• Carenza di personale sanitario

Se a questo aggiungiamo che, nella maggior parte delle strutture sanitarie, si utilizzano ancora strumenti obsoleti per la pianificazione dei turni, che spesso viene svolta manualmente da uno dei membri del reparto, come il caposala, ci si rende conto che l’organizzazione mensile dei turni in una struttura ospedaliera può diventare un vero e proprio incubo.

Excel o software per la gestione dei turni ospedalieri?

L’utilizzo di Excel per la gestione dei turni di lavoro è ancora molto diffuso in ambito sanitario: si tratta indubbiamente di uno strumento valido, che può fornire un aiuto a chi si occupa di pianificare i turni di lavoro di infermieri e personale sanitario.

Tuttavia Excel presenta dei limiti notevoli perché:

• È un semplice programma di calcolo e non un software
• Deve essere programmato ogni volta manualmente
• Non è uno strumento “intelligente”
• Non può riprogrammarsi automaticamente davanti a un imprevisto
• Non è in grado di dialogare con altri software

Ai limiti oggettivi di Excel si aggiungono le difficoltà intrinseche alla pianificazione dei turni ospedalieri, che devono essere organizzati in modo da:

• Garantire la copertura e il servizio minimo 24h e 7 giorni su 7;
• Garantire a ciascun lavoratore il giusto riposo settimanale
• Garantire la rotazione tra turni di giorno e turni di notte

La situazione si complica ulteriormente quando bisogna organizzare i turni di reparti che contano oltre 30/40 unità: in casi del genere, gestire manualmente la pianificazione dei turni di lavoro diventa una vera e propria utopia.

Perché scegliere un software per la gestione dei turni in ospedale

Il vantaggio di Excel è quello di essere quasi gratuito: un vantaggio da non sottovalutare data la poco rosea situazione finanziaria in cui versa l’intero settore sanitario in Italia.

Tuttavia il rovescio della medaglia che spesso non viene preso in considerazione è che l’utilizzo di un programma inappropriato per la gestione dei turni comporta ripercussioni anche economiche.

Excel infatti:

• Espone a un elevato rischio di errore nella pianificazione dei turni
• Non tiene conto delle skills dei singoli professionisti nella pianificazione dei turni
• Non è in grado di gestire le emergenze e riallocare il personale

Il risultato di queste falle è che per gestire le emergenze si deve spesso ricorrere a doppi turni e straordinari, che vanno a gravare sulla spesa pubblica, sulla salute dei lavoratori, costretti a orari massacranti e, in ultimo, sulla qualità del servizio offerto ai pazienti.

Excel e software per la gestione dei turni ospedalieri: conclusioni

Abbiamo esplorato fin qui i limiti che comporta l’utilizzo di Excel per la gestione dei turni ospedalieri. Un software al contrario presenta numerosi vantaggi:

• Non fa errori di calcolo
• Controlla automaticamente che i turni di lavoro siano coperti
• È in grado di riprogrammarsi automaticamente davanti a una assenza imprevista
• Abbatte significativamente gli straordinari

In conclusione, l’acquisto di un software per la gestione dei turni di lavoro può essere la scelta giusta non soltanto per risolvere i problemi legati alla pianificazione degli orari di lavoro nelle strutture ospedaliere, ma anche per garantire una riduzione dei costi a lungo termine.