La comunicazione interna aziendale è il fondamento primario di tutta l’organizzazione e lo sviluppo dell’impresa stessa.

La condivisione degli obiettivi attraverso strumenti digitali da implementare migliora drasticamente l’immagine aziendale e l’intero processo produttivo.

Ciò che definisce efficace la comunicazione tra responsabili e dipendenti, tra dipendenti dello stesso reparto o di reparti differenti è il fatto che le notizie arrivino tempestivamente a tutte le risorse coinvolte. Stesso discorso va fatto per le comunicazioni che partono dal dipendente e rivolte al proprio responsabile: è fondamentale che queste siano gestite e tracciate. Quali sono, quindi, gli strumenti possibili per la comunicazione interna alle aziende?

La vecchia e romantica carta

Tradizionalmente la comunicazione dei turni di lavoro è sempre stata affidata allo strumento cartaceo. Nelle apposite bacheche aziendali venivano, e in alcuni casi vengono ancora, esposti uno o più fogli per notificare ai dipendenti i turni loro assegnati nei vari giorni della settimana e del mese. Benché semplice, il foglio di carta in bacheca presenta non pochi limiti. Primo fra tutti risulta poco ordinato e di difficile consultazione quando vengono apportate modifiche; oltre a ciò c’è il rischio che chiunque possa apportare cambiamenti senza essere autorizzato.

Esiste poi l’oggettivo problema dello spazio disponibile che non consente l’annotazione di troppe informazioni quali gli ordini di servizio o l’elenco delle attività da svolgere.

L’ e-mail: alias la catena di Sant’Antonio

La soluzione che immediatamente viene alla mente per far fronte ai limiti del post-it in bacheca è quello delle e-mail; più che una soluzione è un modo certo per creare il caos: le comunicazioni si tramutano in una sorta di chat con continui reply, in cui ogni dipendente tenderà ad aggiungere richieste ed informazioni non relative specificatamente all’organizzazione dei turni, e comunicazioni importanti potrebbero finire nella cartella SPAM. La mail può quindi tramutarsi in uno strumento infernale, peggiore di quello cartaceo, generando stress e ulteriore disorganizzazione.

L’SMS: strumento in disuso con qualche eccezione

Alcune aziende prediligono lo strumento degli SMS per le comunicazioni ai dipendenti: in effetti è lo strumento disponibile sul 100% dei dispositivi mobile ed infatti è molto usato in settori in cui l’utilizzo dello smartphone non è ancora la regola come quello relativo ai lavoratori portuali. Nel caso degli SMS troviamo difficoltà simili allo strumento della mail con l’aggravante del costo.

Soluzioni Smart: software per la gestione delle comunicazioni del personale

La tecnologia, per fortuna, è andata avanti e ha dotato le aziende di strumenti più efficienti, semplici e intuitivi: l’evoluzione del web ha fatto sì che strumenti molto evoluti possano essere di facile utilizzo anche per le persone meno propense – per età ed abitudini – all’utilizzo di applicazioni.

Alcune aziende mettono a disposizione dei dipendenti un sito o una sezione del proprio portale cosicché questi possano entrare nel sistema, visualizzare le informazioni e fare richieste specifiche in maniera omogenea.

Questo tipo di soluzioni avanzate non sempre risolve del tutto i problemi organizzativi: spesso le intranet funzionano solamente all’interno della struttura aziendale lasciando fuori le informazioni in mobilità: in pratica significa che se il lavoratore non è nel luogo di lavoro non potrà conoscere eventuali cambiamenti avvenuti nell’organizzazione.

Perciò ogni software di classe enterprise ha bisogno di una applicazione mobile a complemento di quella principale.

Le App per informare i dipendenti anche se fuori dal luogo di lavoro

In alcuni settori in particolare i benefici di app del genere sono evidenti: si pensi, ad esempio, al caso di un aeroporto in cui i dipendenti sono costantemente in giro per le strutture dell’azienda, intenti a svolgere i loro compiti, chi al banco check-in, chi al gate, chi in qualità di agente di rampa, etc. In situazioni del genere non sono rare le variazioni di pianificazione delle attività, che possono essere fornite in tempo reale tramite smartphone con notifiche push. La stessa situazione si verifica per quelle aziende che forniscono servizi all’esterno, come ad esempio quelli di illuminazione strade, di distribuzione di acqua potabile, di trasporto pubblico, di smaltimento rifiuti, etc.